Nowa Sucha BIP - bip.nowasucha.pl

PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH
ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
W URZĘDZIE GMINY NOWA SUCHA

§ 1.
Cel procedury

1. Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów informacji o naruszeniu prawa.
2. System przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie naruszeń prawa za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę Sygnalisty przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.

§ 2.
Definicje

Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

1. organie – rozumie się przez to Wójta Gminy Nowa Sucha;
2. procedurze – rozumie się przez to „Procedurę dotyczącą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następnych w Urzędzie gminy Nowa Sucha”;
3. sygnaliście – rozumie się przez to osobę, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy. Sygnalistą może być w szczególności:
1. pracownik;
2. pracownik tymczasowy;
3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4. przedsiębiorca;
5. prokurent;
6. akcjonariusz lub wspólnik;
7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9. stażysta;
10. wolontariusz;
11. praktykant.
4. zgłoszeniu – rozumie się przez to informacje o naruszeniu prawa, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji do organu publicznego;
5. osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, wskazaną w zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.
6. informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazaną sygnaliście przez organ informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
7. działaniu następczym – rozumie się przez to działanie podjęte przez organ publiczny w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym przez dochodzenie, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń;
8. kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
9. działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty, wyrządza lub może wyrządzić sygnaliście nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.

§ 3.
Koordynator oraz Komisja ds. obsługi zgłoszeń zewnętrznych

1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem zgłoszeń jest Koordynator ds. obsługi zgłoszeń zewnętrznych, zwany dalej „Koordynatorem”, powoływany odrębnym zarządzeniem przez organ.
2. Działania następcze, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego, dotyczącego zgłoszenia prowadzi Komisja ds. obsługi zgłoszeń zewnętrznych, zwana dalej „Komisją”, powoływana każdorazowo odrębnym zarządzeniem przez organ.
3. Koordynator i członkowie Komisji działają w sposób bezstronny, niezależny, na podstawie upoważnień udzielonych przez organ.
4. Koordynator oraz członek Komisji, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób zaangażowani w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, nie mogą podejmować żadnych czynności związanych z takim, poza czynnościami niecierpiącymi zwłoki ze względu na interes społeczny lub ważny interes sygnalisty.
5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, organ niezwłocznie wyznacza inną osobę do pełnienia funkcji Koordynatora lub członka Komisji.
6. Koordynator oraz członkowie Komisji zobowiązani są do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych uzyskanych w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywali te czynności.
7. Koordynator oraz członkowie Komisji zobowiązani są do przejścia szkolenia z zakresu zadań wynikających z procedury.

§ 4.
Sposób przekazania zgłoszenia

1. Zgłoszenie zewnętrzne może zostać złożone w formie:
1. elektronicznej, poprzez wysłanie zgłoszenia na adres e-mail: sygnalista@nowasucha.pl, z tytułem „Koordynator ds. obsługi zgłoszeń – DO RĄK WŁASNYCH”,
2. pisemnej – w zamkniętej kopercie dostarczonej pocztą zewnętrzną opatrzonej napisem „Koordynator ds. obsługi zgłoszeń – DO RĄK WŁASNYCH”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie zaadresowanej na adres Urząd Gminy Nowa Sucha, Nowa Sucha 59A, 96-513 Nowa Sucha,
3. ustnej podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.
2. Za zgodą sygnalisty zgłoszenie będzie dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg.
3. W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego zgłoszenia, sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przed jego podpisaniem.
4. W przypadku stwierdzenia zgłoszenia o charakterzeanonimowym, zgłoszenie to podlega wpisowi do rejestru z adnotacją o jego anonimowości. Zgłoszenie anonimowe zostaje rozpatrzone, bez informacji zwrotnej dla sygnalisty.
5. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń. Osoba dokonująca zgłoszenia, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło (tzw. zgłoszenie w złej wierze) podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.

§ 5.
Treść zgłoszenia

Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:

1. szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa, w tym – kiedy, gdzie, w jaki sposób doszło do naruszenia prawa;
2. wskazanie osoby, która dokonała lub zamierza dokonać naruszenia prawa;
3. dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);
4. dane umożliwiające kontakt, jeżeli sygnalista chce otrzymać informację zwrotną w związku z dokonanym zgłoszeniem, a także w celu uzyskania informacji o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego.

§ 6.
Ochrona sygnalisty

1. Zgłoszenia może dokonać każda osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w podmiocie prawnym w kontekście związanym z pracą.
2. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928), od chwili dokonania zgłoszenia.
3. Ochrona sygnalistów jest zapewniona poprzez:
1. ochronę tożsamości, chyba że organ otrzyma od sygnalisty wyraźną zgodę na ujawnienie danych,
2. ochronę poufności i tożsamości, jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób,
3. udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy,
4. zapewnienie, że dostęp do danych sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony sygnalistów,
5. ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.
4. Na żądanie sygnalisty organ wyda, w terminie miesiąca, zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928).
5. W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

§ 7.
Naruszenia prawa podlegające zgłoszeniu

1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
2. Informacje zgłaszane przez sygnalistę dotyczą m.in.:
1. korupcji,
2. zamówień publicznych,
3. usług, produktów i rynków finansowych,
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
6. bezpieczeństwa transportu,
7. ochrony środowiska,
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
9. bezpieczeństwa żywności i pasz,
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt,
11. zdrowia publicznego,
12. ochrony konsumentów,
13. ochrony prywatności i danych osobowych,
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
17. konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.
3. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji.

§ 8.
Informacje zwrotne oraz kontakt w związku z przyjęciem zgłoszenia

1. Organ potwierdzi przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje zostaną przekazane niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, o ile organ nie otrzymał sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia.
2. Informacji o przyjęciu zgłoszenia organ nie przekaże, jeżeli będzie miał uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
3. Organ może zwrócić się do sygnalisty, na podany adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w posiadaniu sygnalisty – podanie ich jest dobrowolne. Jeżeli sygnalista sprzeciwi się przesłaniu dodatkowych wyjaśnień lub informacji bądź ich przesłanie zagrozi ochronie poufności jego tożsamości organ odstępuje od dodatkowych wyjaśnień.
4. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenie o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz o przyczynie odstąpienia. Organ może w takim przypadku przekazać informację o trybie przewidzianym w przepisach odrębnych do rozpoznania zgłoszenia.
5. Organ poinformuje sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia do innego organu publicznego, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu.
6. Organ przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
7. Organ poinformuje sygnalistę, jeżeli odstąpi od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia.
8. Organ poinformuje również sygnalistę o ostatecznym wyniku działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.

§ 9.
Sposób postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami

1. W ramach postępowania, organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.
2. Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, organ podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa.
3. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ może przekazać zgłoszenie:
1. jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym,
2. innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
4. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
5. Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia, organ pozostawi je bez rozpoznania oraz bez informacji zwrotnej.
6. Organ, jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej, informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.
7. Wszystkie zgłoszenia, organ odnotowuje w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
8. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Koordynator.
9. Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działanie następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami, lub po przekazaniu zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

§ 10.
Informacja o ochronie danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest Wójt Gminy Nowa Sucha.
2. Kontakt w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO możliwy jest z Administratorem z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych lub z wyznaczonym u Administratora inspektorem ochrony danych na adres e-mail: iodo@spotcase.pl.
3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na podstawie obowiązku prawnego, jakiemu podlega administrator na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO).
4. W przypadku podania danych umożliwiających identyfikację, dane osobowe nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza Komisji odpowiedzialnej za prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że osoba zgłaszająca wyrazi wyraźną zgodą.
5. Administrator zapewnia poufność danych w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych, tzn. firmie świadczącym usługi doradcze, prawne lub usługi w zakresie obsługi zgłoszeń.
6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
7.  Osoba, której dane dotyczą ma prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Osobie, której dane dotyczą przysługuje także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
8. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl, adres ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
9. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przyjęcia przez nas zgłoszenia.
10. Dane osobowe nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
11. Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

§ 11
Postanowienia końcowe

1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada Koordynator.
2. Ocena adekwatności i skuteczności Procedury dokonywana jest systematycznie, nie rzadziej niż raz na trzy lata przez Sekretarza Gminy.
3. Organ upoważnia Koordynatora do przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat Procedury zgłoszeń zewnętrznych.
4. Pracownicy organu nieupoważnieni do przyjmowania zgłoszeń, w przypadku ich powzięcia, zobowiązani są do nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz niezwłocznego przekazania zgłoszenia Koordynatorowi.
5. Organ przekazuje sprawozdanie zawierające dane statystyczne zgłoszeń zewnętrznych za każdy rok w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane.